Mit der Funktion Hotfolder können Druckdaten für wiederkehrende Prozesse automatisiert verarbeitet werden. Dabei lässt sich flexibel konfigurieren, ob durch den Import lediglich ein Produktionsauftrag erstellt oder dieser direkt an den Drucker übertragen werden soll. Mithilfe von Produktionskonfigurationen können die notwendigen Schritte, die ein Hotfolder durchlaufen soll, definiert werden.

Grundsätzlich stehen drei Verarbeitungsmethoden zur Verfügung:

• Dateien verarbeiten [2] – verschiedene Dateien, die in einem freigegebenen Ordner abgelegt sind, werden auf Grundlage der ausgewählten Produktionskonfiguration verarbeitet. Je nachdem, welche Produktionskonfiguration gewählt wurde, wird ein Produktionsauftrag erstellt oder die verarbeitete Datei direkt an den Drucker übertragen.
• Job Ticket verarbeiten [4] – Job Tickets – also JSON- oder XML-Dateien –, die in einem freigegebenen Ordner abgelegt sind, werden auf Grundlage der gewählten Produktionskonfiguration – die innerhalb des Job Tickets definiert ist – verarbeitet.
• ZIP-Dateien verarbeiten [5] – verschiedene ZIP-Dateien, die in einem freigegebenen Ordner abgelegt sind, werden auf Grundlage der ausgewählten Produktionskonfiguration verarbeitet.

Alle aktuell verfügbaren Hotfolder können unter Automatisierung > Hotfolder eingesehen werden. Ob die Hotfolder aktuell gestartet oder pausiert sind, kann dem aktivierten bzw. deaktivierten Schieberegler [3] entnommen werden.

Zum Starten oder Pausieren von Hotfoldern müssen Sie lediglich den Schieberegler [3] betätigen.

Abbildung 1: Der Menüpunkt Automatisierung > Hotfolder mit der Liste aller eingerichteten Hotfolder

Bevor Sie einen Hotfolder einrichten können, müssen bestimmte Vorkehrungen abgeschlossen sein. Zu diesen Vorkehrungen zählen:

• Die Freigabe für den Eingangsordner (Quellverzeichnis, in das die zu verarbeitenden Daten kopiert werden) sowie für den Ausgangsordner (Zielverzeichnis am Drucker) muss eingerichtet sein.
• Die gewünschte Produktionskonfiguration wurde angelegt und mit den gewünschten Vorgängen und Parameter versehen.

Sind diese Vorkehrungen abgeschlossen, kann mit dem Einrichten eines Hotfolders begonnen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zum Menüpunkt Automatisierung > Hotfolder.
2. Klicken Sie auf + Hinzufügen [1] (Abbildung 1) in der Funktionsleiste, wodurch sich der Dialog Hotfolder hinzufügen öffnet.
3. Geben Sie in diesem Dialog folgende Werte ein:
   • Name [6] – vergeben Sie für den Hotfolder einen Namen.
   • Verarbeitungsmethode [7] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Art von Daten Sie verarbeiten möchten. Es stehen die drei zuvor genannten Methoden – Dateien verarbeiten, Job Ticket verarbeiten sowie ZIP-Dateien verarbeiten – zur Verfügung.
   • Quelle [8] – wählen Sie hier den Pfad zu einem freigegebenen Ordner aus. Zur Auswahl stehen alle Ordner, die in Administration > Freigaben angelegt wurden.
   • Abfrage Intervall [9] – definieren Sie, in welchem Intervall die Applikation auf den Hotfolder zugreifen und nach neuen Dateien suchen soll. Dateien, die bereits verarbeitet wurden, werden aus dem Quellordner gelöscht.
   • Produktionskonfiguration [10] – wählen Sie hier die gewünschte Produktionskonfiguration aus, die alle gewünschten Vorgänge für die Verarbeitung der eingehenden Dateien beinhaltet.
   • Motiv als Bündel verarbeiten [11] – wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Motive erst in eine Montage bzw. einen Produktionsauftrag überführt, wenn alle vorhergehenden Vorgänge bzw. Schritte für alle Motive abgeschlossen sind.
   • Vorlage zum extrahieren von Metadaten [12] – wählen Sie hier eine Vorlage zum Extrahieren von Metadaten aus. Dadurch kann beispielsweise die Kopienanzahl oder die erwartete Größe aus dem Namen der Datei entnommen werden.
   • Zu verarbeitende Dateitypen [13] – wählen Sie alle Dateitypen aus dem Auswahlmenü aus, die über diesen Hotfolder verarbeitet werden sollen.
   • Bemerkung [14] – optional können Sie eine Bemerkung zum Hotfolder eingeben.

Abbildung 2: Der Dialog Hotfolder hinzufügen

Ein konfigurierter Hotfolder kann nun den Dienst aufnehmen und Dateien, die in den Eingangsordner kopiert wurden, automatisch gemäß den definierten Regeln verarbeiten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menüpunkt Automatisierung > Hotfolder aus. Die Liste der bereits eingerichteten Hotfolder wird angezeigt (siehe Abbildung 1).
2. Wählen Sie den pausierten Hotfolder in der Liste aus und klicken Sie auf den Schieberegler [3] (Abbildung 1) des jeweiligen Hotfolders. Damit beginnt der Hotfolder, das Eingangsverzeichnis zu überwachen und eingehende Dateien zu verarbeiten.
3. Überwachen Sie den Fortschritt der Verarbeitung, indem Sie auf den Namen des Hotfolders klicken. Dadurch öffnet sich die Detailansicht des gewählten Hotfolders.
4. Die Detailansicht ist in verschiedene Funktionsbereiche aufgeteilt. Folgende Funktionsbereiche stehen zur Verfügung:
   • Kopfbereich [15] – darin werden Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten rund um den Hotfolder – Name, Hotfolder bearbeiten, Hotfolder starten/stoppen, Bemerkung, Quelle und Produktionskonfiguration – angezeigt.
   • Dateien (blauer Bereich) – in diesem Funktionsbereich werden Ihnen alle neuen Dateien, die über den Hotfolder verarbeitet werden, angezeigt. Dieser Bereich ist in zwei Reiter unterteilt:
     • In Arbeit [17] – hier werden alle Dateien angezeigt, die noch nicht vollständig eingecheckt wurden. Sobald der Check-in-Vorgang erfolgreich abgeschlossen ist, werden die Dateien im zweiten Reiter sichtbar.
     • Fehler [16] – in diesem Reiter werden jene Druckdaten angezeigt, die aufgrund eines Fehlers – z.B. nicht lesbare oder kopierbare Dateien – nicht in den Workflow hochgeladen werden können.
   • Liste aller Motive (violetter Bereich) – im zweiten Funktionsbereich finden Sie eine Übersicht über alle Dateien, die mit diesem Hotfolder verarbeitet werden. Zur besseren Übersicht stehen einige Schnellfilter [18] zur Verfügung:
     • In Arbeit – Liste aller Dateien, die gerade bearbeitet werden.
     • Benutzerinteraktion erforderlich – Liste aller Dateien, bei denen ein manueller Eingriff zur Fertigstellung notwendig ist. Wenn Sie eine Datei auswählen, können Sie direkt zum jeweiligen Vorgang springen, um die Datei dementsprechend anzupassen.
     • Erledigt – Liste aller Dateien, die bereits fertig abgearbeitet und abgeschlossen sind.
     • Fehler – Liste aller Dateien, bei denen ein Fehler aufgetreten ist. Wenn Sie mit der Maus über den jeweiligen Vorgang fahren, wo der Fehler aufgetreten ist, wird Ihnen im Tooltip die Fehlermeldung angezeigt.

Abbildung 3: Die Detailansicht eines Hotfolders