Ein wesentlicher Bestandteil des Dateimanagements ist die korrekte Ablage von Druckdaten. In der Anwendung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um einen Überblick über alle Druckdaten zu erhalten. Mithilfe von Artikel oder Aufträgen wird dem Anwender eine Möglichkeit geboten, Druckdaten schnell in die Anwendung zu laden und optional mit zusätzlichen Informationen zu parametrieren.

Über Artikel und Aufträge können Druckdaten in beliebiger oder einer vordefinierten Form hochgeladen und abgelegt werden. Anwender müssen sich im Vorfeld damit auseinandersetzen und entscheiden, wie sie Ihre Datenablage strukturieren. Welche Unterschiede sich beim Arbeiten mit Artikel oder Aufträgen ergeben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Druckdaten können als Artikel im Workflow im eigens dafür geschaffenen Menü hochgeladen bzw. angelegt werden. Um Druckdaten als Artikel hochzuladen bzw. anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie den Menüpunkt Artikel > Artikel [1] auf. Es wird die Liste der aktuell gefilterten Artikel [4] angezeigt.
2. Sollen Druckdaten als Artikel schnell hochgeladen werden, so kann dies durch Ziehen der Dateien in die Dropzone [3] erfolgen. Dabei können zwei Vorhaben abgebildet werden:
   • Hochladen von einzelnen Dateien als Artikel – dadurch werden die Dateien in die Anwendung übertragen, geprüft und schlussendlich als einzelne Artikel in der Anwendung angelegt. Diesem Artikel wird dadurch lediglich das Material, welches der Farbstrategie unter Administration > Einstellungen > Farbmanagement ausgewählt wurde, zugewiesen. Weitere Strukturinformationen müssen anschließend noch manuell zugewiesen werden.
   • Hochladen eines Ordners mit mehreren Dateien als Sammlung – dadurch werden die Dateien in die Anwendung übertragen, geprüft und schlussendlich als einzelne Artikel in der Anwendung angelegt. Der Unterschied zur vorangegangenen Beschreibung ist lediglich, dass eine Sammlung mit dem Namen des Ordners angelegt wird und diesen Artikeln die Sammlung gleich zugewiesen wird. Beachten Sie, dass das Hochladen eines Ordners nur im Menüpunkt Artikel > Sammlungen möglich ist.

Abbildung 1: Liste der gefilterten Artikel

3. Wollen Sie einen einzelnen Artikel vollständig mit Struktur Informationen anlegen, müssen Sie auf + Hinzufügen [2] (Abbildung 1) in der Menüleiste klicken. Dadurch öffnet sich der Dialog Artikel hinzufügen. Hier finden Sie eine Dropzone zum Hochladen der Datei. Ziehen Sie die gewünschte Datei in die Dropzone [5]. Sie können auch mehrere Artikel in die Dropzone hochladen.
4. Klicken Sie zum Parametrieren nun auf den jeweiligen Artikel [7] oder auf den Stern [6], um die Einstellungen global für alle Druckdaten zu setzen.
5. Sobald die Dateien hochgeladen sind, stehen im Dialog drei Reiter – Allgemein [8], Erweitert [9] sowie Benutzerdefinierte Felder [10] zur Verfügung.
6. Geben Sie im Reiter Allgemein [8] alle Informationen zum Material, zur Farbstrategie sowie zur Check-in Prüf- und Korrekturvorlage ein.

Abbildung 2: Der Reiter Allgemein des Dialogs Artikel hinzufügen

7. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert [9] und geben Sie dort alle produktionsspezifischen Informationen an.
8. Wechseln Sie, wenn Sie mit benutzerdefinierten Feldern arbeiten, in den Reiter Benutzerdefinierte Felder [10] und geben Sie darin die zum Artikel gehörenden Informationen ein.
9. Um das Anlegen des neuen Artikels abzuschließen, klicken Sie in der Fußzeile des Dialogs auf Speichern [11].

Druckdaten können in der Anwendung als Motive über den eigens dafür geschaffenen Menüpunkt hochgeladen bzw. angelegt werden. Um Druckdaten als Motive in der Struktur eines Auftrags hochzuladen bzw. anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie den Menüpunkt Aufträge > Aufträge [12] auf. Es wird die Liste der aktuell gefilterten Aufträge [16] angezeigt.
2. In der Liste werden Ihnen alle Aufträge angezeigt. Wenn Sie auf das Vorschaubild [15] eines Auftrags klicken, öffnet sich die Seitenleiste (Abbildung 4). Durch einen Klick auf den Namen des Auftrags [14] gelangen Sie in die Motiv-Detailansicht.. Darin finden Sie alle Auftragspositionen [17] sowie die dazugehörigen Motive [18].

Abbildung 3: Liste aller Aufträge

Abbildung 4: Die Seitenleiste mit allen Auftragspositionen und Motiven eines Auftrags

3. Um einen neuen Auftrag anzulegen, klicken Sie auf + Hinzufügen [13] (Abbildung 3) in der Funktionsleiste. Dadurch öffnet sich der Dialog Auftrag hinzufügen, welcher in drei Reiter – Auftrag [21], Auftragsposition [22] und Motiv [23] – unterteilt ist.
4. Der Reiter Auftrag [21] ist in zwei weitere Reiter – Allgemein und Benutzerdefinierte Felder – unterteilt. Geben Sie im Reiter Allgemein [19] alle auftragsspezifischen Informationen wie Auftragsbezeichnung, Auftragsnummer, Kunde sowie optional auch noch Tags und Auftragsinformationen ein. Haben Sie zur Anlage eines Auftrags benutzerdefinierte Felder vorgesehen, so wechseln Sie in den Reiter Benutzerdefinierte Felder [20] und geben Sie dort die benötigten auftragsbezogenen Informationen ein.

Abbildung 5: Der Dialog Auftrag hinzufügen im gewähltem Reiter Auftrag

5. Wechseln Sie in den Reiter Auftragsposition [22] (Abbildung 5) und geben Sie dort alle spezifischen Informationen für die Auftragsposition an.
   • Name – die Bezeichnung für die Auftragsposition muss eingegeben werden.
   • Kontaktperson, Lieferadresse und Versanddatum – diese Informationen können optional eingegeben werden. Sie können zur Suche von Motiven sowie für die Ausgabe der Lieferadresse auf dem Montagebogen verwendet werden.
   • Materialkategorie [24] – dies Materialkategorie und das damit verknüpfte Material muss für die Auftragsposition gewählt sein.    

Abbildung 6: Der Dialog Auftrag hinzufügen im gewähltem Reiter Auftragsposition

6. Wechseln Sie in den Reiter Motiv [23] (Abbildung 5), fügen Sie dort alle Motive durch Ziehen der Dateien auf die Dropzone [25] hinzu und geben Sie alle motivspezifischen Informationen ein. Sollten noch keine Druckdaten vorliegen, so kann der Auftrag ohne Hinzufügen von Motiven dennoch angelegt werden. Das Hinzufügen der Motive zu einer Auftragsposition kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
7. Nachdem Sie alle Eingabefelder sinngemäß ausgefüllt haben, können sie durch Drücken von Speichern den Auftrag erstellen und den eigentlichen Check-in für die Prüf- und Korrekturvorlage einleiten.

Abbildung 7: Der Reiter Motiv des Dialogs Auftrag hinzufügen

Artikel und Aufträge können einerseits manuell (wie zuvor beschrieben) oder andererseits durch das führende ERP-System automatisch erstellt werden. Damit das ERP-System diese Funktion ausführen kann, muss eine entsprechende Integration erfolgen. Die Integration kann auf Basis der verfügbaren REST-API, des SDK oder der CLI  bzw. auf Basis von JDF- oder anderen Steuerungsdateien erfolgen.

Bei Fragen zur Integration wenden Sie sich an Ihren Vertriebspartner, sodass Sie mit den zuständigen Ansprechpersonen in Kontakt gebracht werden können.