Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dateien in den Workflow zu übertragen um diese dort strukturiert abzulegen. Je nach Arbeitsweise Ihres Unternehmens kann dies auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen.
Erfahren Sie in diesem umfangreichen Kapitel,
- welche Arbeitsweisen mit dem Workflow abgebildet werden können,
- welcher empfohlenen Arbeitsweise aus der Sicht des Workflows der Vorzug zu geben ist und
- welche Version des Workflows Sie für welche Arbeitsweise installiert haben müssen.
1. Datenablage und Strukturen in Organisationen
Die Ablage der Daten zu einem Auftrag erfolgt in Unternehmen sehr unterschiedlich. Gespeichert werden die Daten meist auf Servern, in Verzeichnissen nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Kundenname, Kundenauftragsnummer oder nach Produktionsauftragsnummer sortiert. Die Verschachtelung der Verzeichnisse kann darin dann unterschiedlich tief erfolgen. In jeder Struktur gibt es jedoch immer ein Verzeichnis, worin die Originaldaten des Kunden, bestehend aus der Druckdatei, Informationen zum Auftrag sowie evtl. CSV-Daten für variable Aufträge, gespeichert werden. In jeder Struktur findet sich auch ein Verzeichnis, wo sich die freigegebenen Druckdaten befinden. Wie der Name der Datei dabei lauten muss sollte ebenfalls Bestandteil einer Arbeitsorganisation sein.
Die Struktur der Ablage wird sich unter anderem auch stark an der Arbeitsweise des eingesetzten ERP-System ausrichten. Unternehmen müssen dabei mit einzelnen Produkten, mit einzelnen Aufträgen bzw. mit umfangreichen Projekten umgehen können um eine zeitgerechte Produktion und Lieferung für den Kunden sicherzustellen.
Das Zusammenspiel zwischen einem führenden ERP-System und dem Umgang mit Daten in der Produktion ist in vielen Betrieben nur insofern gegeben, dass Konventionen in der Ablage und in der Benennung von Daten sichergestellt werden müssen.
2. Ausrichtung des Workflows
Ziel des Workflows war es, Möglichkeiten zu schaffen, all jene Anforderungen, die am Markt hinsichtlich Datenablage, Struktur und Arbeitsweise zu finden waren, abzubilden und darüber hinaus noch die Möglichkeiten der automatisierten Anlage von Strukturen, Ablagen und Aufträgen zu ermöglichen. Mit der Einführung des Workflows kann in manchen Organisationen eine Reorganisation der Datenablage einhergehen, denn es sind bestimmte Erfordernisse damit nicht mehr gegeben. Der Workflow kann mit wenigen Konventionen umgehen:
- Hierarchische Verzeichnisstruktur – die Datenablage erfolgt im Workflow automatisch, die Referenzen zu den Verzeichnissen sind in der Datenbank gespeichert
- Dateinamen – wie Motive im Workflow bezeichnet werden ist nebensächlich, denn jede Datei besitzt eine eindeutige ID, womit auch in diesem Fall die Referenz zur Datei in der Datenbank gehandhabt wird
- Dateiversionen – eine Versionierung von Daten wird automatisch durchgeführt. Anwender werden immer mit der aktuellen Version konfrontiert, können aber jederzeit auf eine frühere Version zurückgreifen oder Versionsvergleiche aufrufen.
- Protokoll – was zwischen jeder Version gemacht wurde, "wer hat was mit der Datei wann gemacht?" kann nachvollzogen werden
- Freigabe von Verzeichnissen – da der Workflow auf alle Dateien Zugriff hat, müssen für Anwender keine Freigaben auf Verzeichnissen von der IT sichergestellt werden, denn der Workflow organisiert und stellt den Zugriff zur Verfügung. Welcher Anwender welche Daten überhaupt sehen kann, kann über Benutzerrechte und Rollenmanagement abgebildet werden.
Der Workflow kann sich auch an gegebene Strukturen anpassen. Lediglich die Ablage von Dateien auf bestimmten Verzeichnissen in einer bestimmten Struktur kann nicht gewährleistet werden. Das Gesamtsystem würde dadurch zu anfällig für Inkonsistenzen in der Datenspeicherung.
3. Arbeitsweisen
Bei der Verwendung des Workflows können verschiedene Arbeitsweisen abgebildet werden. Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Verfahren aus:
- Produktions Arbeitsweise (Basic) – der Workflow wird zum Anlegen eines Produktionsauftrages und zum Montieren und Rendern der Druckdaten verwendet. Das Farbmanagement inklusive der farboptimierten Ausgabe ist ebenfalls Bestandteil dieser Arbeitsweise.
- artikelbasierte Arbeitsweise – im Workflow kann die Datenablage, auch ohne bestehenden Auftrag bzw. Produktionsauftrag, erfolgen. Die Daten werden in eine Struktur gebracht und können für die Produktion aufbereitet, ein kundenspezifisches Mapping von Farben vorgenommen und freigegeben werden. Erst zum Schluss werden die Daten dann intelligent in einem Produktionsauftrag zusammengeführt, montiert und ausgegeben.
- auftragsbasierte Arbeitsweise – im Workflow werden die Daten entsprechend eines Auftrages organisiert abgelegt, bearbeitet, ein kundenspezifisches Mapping von Farben vorgenommen sowie freigegeben und erst dann in einen Produktionsauftrag überführt. Ob dabei ein Auftrag zu einem Produktionsauftrag wird oder ob sich ein Produktionsauftrag aus mehreren Aufträgen ergibt, bleibt der Arbeitsweise im Unternehmen vorbehalten.
- automatisierte Arbeitsweise – die Anlage von Artikeln, Aufträgen und Produktionsaufträgen kann automatisiert auf Basis von Informationen aus dem führenden ERP-System erfolgen. Ob die Datenaufbereitung in einem Zwischenschritt manuell oder ebenfalls aus dem ERP-System heraus gesteuert durchgeführt werden soll, bleibt der Organisation des Unternehmens vorbehalten.
Die gewählte Arbeitsweise hängt – neben Ihrer persönlichen Präferenz – von der erworbenen Lizenz ab:
- Mit Produce steht nur die Produktions Arbeitsweise zur Verfügung.
- Mit Create können die Varianten Basic, artikelbasiert und auftragsbasiert verwendet werden.
- Mit Create+ und Automate kann zusätzlich eine automatisierte Verarbeitung realisiert werden.