Anstelle, wie in nicht server-basierten Arbeitsumgebungen, die Druckdaten lokal auf den Workstations der Druckvorstufen-Mitarbeiter zu speichern, werden im Workflow die benötigten Dateien auf den Server übertragen und dort in einer internen strukturierten Art und Weise gespeichert.

Abbildung 1: Exemplarische Darstellung einer typischen Ordnerstruktur auf der lokalen Workstation oder am Server

Die Abbildung zeigt eine mögliche Ablage von Druckdaten in einem Filesystem.

• Die oberste Hierarchie stellen in diesem Beispiel die Kunden [1] dar (Client_A bis Client_X, in der Realität wahrscheinlich Kundenname bzw. evtl. Kundennummer oder eine Kombination davon), von welchen es sehr viele geben kann.
• In jedem Kundenordner werden nun Auftragsordner [2] angelegt, welche hier als Jobnummer angelegt, in der Praxis aber oftmals mit einer Kombination aus Kurzbeschreibung und Auftragsnummer benannt werden.
• Innerhalb eines Auftragsordners liegen nun die tatsächlichen Druckdaten (gelb hinterlegt) [3], welche in verschiedenen Formaten (PDF, InDesign, Photoshop, Illustrator, LaTex, usw.) und eventuell in mehreren Versionen – Aufträge 0001 und 0002 – existieren. Nicht dargestellt, jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit vorkommend, sind zusätzliche Dokumente wie die verwendeten Schriftarten und die platzierten Bilder, welche zusätzlich zu den Grafik- bzw. Layout-Dokumenten verwaltet werden müssen.

Eine derartige Organisation der Produktionsdaten – ob auf einer Workstation oder auf einem gemeinsam genutzten Server – funktioniert nur, wenn sich alle beteiligten Personen an "Regeln" halten, welche – oftmals unausgesprochen – im Betrieb kultiviert werden. Passiert dabei ein Fehler, so kann es sein, dass Dokumente nicht mehr aufgefunden werden können oder gelöscht oder überschrieben werden. In letztem Fall müssen Sie erneut an den Kunden herantreten und um eine Kopie der Auftragsdaten bitten, was besonders unter Zeitdruck sehr unangenehme Folgen haben kann.

Im Gegensatz zur manuellen Ablage im Dateisystem werden Druckdaten im Workflow, angepasst an die Arbeitsweise von Unternehmen, in eine der nachfolgenden Form gespeichert. Druckdaten können

• als Produktionsauftrag – eine Ansammlung von Druckdaten, die gemeinsam produziert werden sollen –,
• als Auftrag – eine Ansammlung von Druckdaten in der Struktur eines Auftrags mit entsprechenden Auftragspositionen – oder
• als Artikel – einzelne Druckdaten, die durch Tagging klassifiziert werden können –

abgelegt werden.

Diese Datenstrukturen werden im Workflow in Listen organisiert, welche im Wesentlichen konfigurierbare Sichten auf Datenbankeinträge sind und rund um die Themen Suche und Organisation sehr vieler Druckaufträge entworfen wurden.

Am Server werden die hochgeladenen Dokumente natürlich im Hintergrund in einem traditionellen Dateisystem abgelegt, welches aber nicht von den Workflow-Benutzern eingesehen werden kann sondern ausschließlich vom Workflow verwaltet wird. Damit wird sichergestellt, dass Dokumente welche einmal in das System eingepflegt wurden nicht irrtümlich verschoben, gelöscht oder überschrieben werden können.

Das Übertragen von Druckdaten kann manuell oder automatisiert erfolgen. Welchen Vorgang Sie dafür heranziehen ist entsprechend der Organisation im Unternehmen vollkommen frei durch den Anwender zu wählen.

Das manuelle Übertragen von Druckdaten erfolgt durch Upload der Druckdaten durch den Anwender. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

• + Neu – Erstellen eines neuen Artikels, Auftrages oder Produktionsauftrages
• QuickUpload – schneller Upload von Druckdaten als Artikel
• Schnelldruck – schnelles Erzeugen von Produktionsaufträgen mit der Möglichkeit diesen gleich an den Drucker zu übertragen
• Zusätzliche Dateien – schnelles Ablegen von Dateien, die nicht direkt zur Produktion verwendet werden

Das automatisierte Übertragen von Druckdaten erfolgt entweder durch direkte Ansteuerung des Workflows durch vorgelagerte Systeme oder durch Verschieben von Druckdaten in überwachte Verzeichnisse. Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

• Hotfolder – Druckdaten werden in definierte Verzeichnisse kopiert – automatisiert doer durch einen Anwender – und dann vom Workflow automatisiert auf Basis definierter Regeln verarbeitet
• RestAPI – Druckdaten werden durch Absetzen von Request – Rest Calls – gegenüber den Workflow direkt von einem führenden System – ERP oder MIS – an den Workflow übertragen
• Integrate – Druckdaten werden durch Verarbeiten von Beschreibungen – XML, CSV, JDF u.dgl. – über den Integrate Server an den Workflow übertragen

Kontextabhängig und Prozessabhängig können oft mehrere, niemals aber alle diese Möglichkeiten gleichzeitig, genutzt werden. Die nachfolgenden Artikel beschreiben sämtliche Varianten, deren Vorteile und Einschränkungen bzw. die aus ihrer Verwendung resultierenden Konsequenzen.