Über die Funktion Hotfolder können viele Druckdaten für wiederkehrende Prozesse automatisiert verarbeitet werden. Ob dadurch lediglich ein Produktionsauftrag angelegt oder dieser Produktionsauftrag gleich zum Drucker übertragen werden soll, kann frei konfiguriert werden. Grundsätzlich werden fünf Typen von Hotfoldern unterschieden:

• Auto-Nesting [6] - Mehrere Motive werden in einem Produktionsauftrag zusammengefasst und dann montiert. Die Anzahl der Motive, die dem Produktionsauftrag hinzugefügt werden können, hängt von zwei Faktoren ab: Auslastungsgrad und maximale Verarbeitungszeit.
• Einzelne Dateien [7] - Für jede einzelne hochgeladene Datei wird ein Produktionsauftrag erstellt, mit Ausnahme von mehrseitigen Motiven, bei denen alle Drucksachen in einen einzigen Produktionsauftrag aufgenommen werden. Wenn bei dieser Art von Hotfolder ein Montagemodus gewählt wird, wird eine Montage pro Druckelement erstellt, es sei denn, es wird ein mehrseitiges Motiv hochgeladen.
• XML [4] - Der Inhalt der XML-Datei kann verwendet werden, um zu steuern, welche Motive in welcher Menge in einem Produktionsauftrag verwendet werden und welche Korrekturen auf die einzelnen Motive angewendet werden sollen. Optional kann eine Montage wie z.B.: Step & Repeat, Nesting oder Tiling für die Motive erzeugt werden.
• ZIP [3] - Der Inhalt der ZIP-Datei, d.h. alle Dateitypen, die vom Workflow verarbeitet werden können, werden je nach gewählter Montagevorlage für Nesting ein- oder mehrseitig montiert.
• ZIP für mehrere Druckreihen [5] - Diese Verarbeitungsmethode macht es möglich, die am Drucker konfigurierten Druckreihen separat mit Druckdaten in definierter Reihenfolge zu beschicken

Sehen Sie alle aktuell eingerichteten Hotfolder ein, indem Sie Automation > Hotfolder aufrufen. Ob die Hotfolder aktuell gestartet oder pausiert sind, kann der Spalte Status [3] entnommen werden. Zum Starten/Pausieren von Hotfoldern gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste aus und klicken Sie dann auf Auswahl starten bzw. Auswahl pausieren [2]. Sie können den Hotfolder aber auch durch Klick auf das Symbol in der Statusleiste starten bzw. pausieren.
2. Um alle Hotfolder auf Pausieren bzw. auf Starten zu stellen klicken Sie Alle starten bzw. Alle pausieren [1].

Abbildung 1: Liste der eingerichteten Hotfolder

Bevor Sie einen Hotfolder einrichten, müssen bereits getroffene Vorkehrungen abgeschlossen sein. Zu diesen Vorkehrungen zählen:

• Der Drucker sowie das Material wurden angelegt.
• Die Profilierung für das Material am Zieldrucker wurde abgeschlossen und hinsichtlich des Farbumfangs sowie der Druckqualität überprüft.
• Die Freigabe für den Eingangsordner (Quellverzeichnis, wo die zu verarbeitenden Daten hinein kopiert werden) sowie für den Ausgangsordner (Zielverzeichnis am Drucker) müssen eingerichtet sein.

Sind die Vorkehrungen abgeschlossen, so kann mit dem Einrichten eines Hotfolders begonnen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den den Menüpunkt Automation > Hotfolder aus.
2. Klicken Sie auf + Neu in der Aktionsleiste, wodurch sich der Hotfolder einrichten-Dialog öffnet. Das Einrichten eines Hotfolders ist thematisch in sechs Reiter unterteilt. Gehen Sie nun Reiter für Reiter durch.
3. Geben Sie im Reiter Allgemein den Namen [8] ein. Optional kann auch eine Bemerkung eingefügt werden.

Abbildung 2: Der Hotfolder einrichten-Dialog mit gewähltem Reiter Allgemein

4. Wechseln Sie in den Reiter Verarbeitungsparameter. Dort müssen Sie die Verarbeitungsmethode [9] (Auto-Nesting, Einzelne Dateien, XML, ZIP, ZIP mehrere Druckreihen), das Quellverzeichnis durch Auswahl des Hosts und das Verzeichnis in Quelle [10] auswählen.
5. Wollen Sie einstellen, dass nach dem Erstellen des Produktionsauftrages dieser automatisch gerendert wird, so müssen Sie die Option Automatisch 'Zum Drucker übertragen' [11] aktivieren. Ob die zu verarbeitenden Dateien automatisch nach dem Eincheckvorgang verändert werden sollen, kann über die Optionen Skalierungsfaktor sowie Korrekturkette bestimmt werden.
6. Wollen Sie nur die erste Seite einer Datei im Bezug auf die gewählte Check-in-Vorlage prüfen, ohne eine Korrektur auf die Seite anzuwenden, wählen Sie die entsprechende Checkbox Nur erste Seiten prüfen (ohne Korrektur) [12] - gerendert werden alle Seiten. Dies wird gerne bei mehrseitigen Aufträgen mit gleichen Seiten angewandt. Die Funktion ist für alle Verarbeitungsmethoden relevant und verkürzt die Dauer der Abfrage.
7. Entscheiden Sie im Dropdown Zu verarbeitende Dateitypen [13] welche Dateitypen vom Workflow aufgegriffen und verarbeitet werden soll.  

Abbildung 3: Der Hotfolder einrichten-Dialog mit gewähltem Reiter Verarbeitungsparameter

7. Wechseln Sie in den Reiter Render Parameter. Dort müssen Sie einerseits die Ausgabekonfiguration durch Auswahl einer bereits angelegten Vorlage einstellen. Andererseits können Sie über das Bearbeiten-Symbol (Stift) [14] die gewünschten Parameter für Drucker, Druckkonfiguration, Material, Materialausprägung und Farbstrategie einstellen. Durch die Auswahl einer Farbstrategie werden alle der Farbstrategie zugewiesenen Parameter automatisch gesetzt. Wählen Sie außerdem das Zielverzeichnis [15] aus.
8. Optional kann die Tinteneinsparung, die Simulation, die Farbeinstellungen, Schneidegerät und Erweitert-Einstellungen gewählt werden. Im Reiter Render Parameter kann außerdem noch optional der Vor- und Nachlauf gewählt werden, sowie die Render Optionen und die Möglichkeit Mehrseitige Dokumente rendern - lesen Sie dazu mehr in Release 1.7.5. unter Abbildung 66.

Abbildung 4: Der Hotfolder einrichten-Dialog mit gewähltem Reiter Render Parameter und der dazugehörigen Ausgabekonfiguration

9. Wechseln Sie in den Reiter Montage. Bestimmen Sie darin, ob eine Montage für die Dateien vorgenommen werden soll oder nicht. Möchten Sie die Dateien automatisch montieren, so wählen Sie in Montage Modus [16] den gewünschten Modus aus. Wählen Sie danach die dazu passende Montagevorlage [17], in welcher auch eine Schmuckfarbe enthalten sein kann.
10. In Kombination mit dem Montage Modus Nesting können Eingaben in den Optionen Max. Montagehöhe (wenn es sich um Rollenmaterial handelt), Ausnutzungsgrad und Max. Zeitdauer [18] getätigt werden. Die Einstellungen aus dem Dialog erstellen automatisch Nestings mit einer maximalen Länge von 2000 mm entweder wenn der Ausnutzungsgrad erreicht oder die Zeitspanne überschritten wurde.

Abbildung 5: Der Hotfolder einrichten-Dialog mit gewähltem Reiter Montage

12. Wenn Sie in Hotfolder einrichten > Verarbeitungsparameter > ZIP für mehrere Druckreihen gewählt haben, gehen Sie in den Reiter Druckreihen.
13. Bestimmen Sie darin, welche am Drucker konfigurierten Druckreihen separat mit Druckdaten in definierter Reihenfolge beschickt werden sollen. Stellen Sie dafür die Anzahl der Druckreihen [19] und die Dateien pro Druckreihe ein [20]. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt ZIP für mehrere Druckreihen.
14. Drücken Sie Speichern [21] und schließen Sie den Vorgang damit ab. Durch das Speichern wird der Hotfolder in der Liste der Hotfolder angezeigt, automatisch gestartet wird der Hotfolder jedoch nicht. Dies muss noch manuell vom Anwender ausgeführt werden.

Abbildung 6: Der Hotfolder einrichten-Dialog mit gewähltem Reiter Druckreihen

Ein eingerichteter Hotfolder kann nun den Dienst aufnehmen und Dateien, die in den Eingangsordner kopiert worden sind, automatisch den Regeln entsprechend verarbeiten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menüpunkt Automation > Hotfolder aus. Die Liste der bereits eingerichteten Hotfolder wird angezeigt (siehe Abbildung 1).
2. Wählen Sie den pausierten Hotfolder in der Liste aus und klicken Sie auf den Button Auswahl starten [2] (Abbildung 1) in der Kopfzeile oder drücken Sie ganz einfach auf die Play-Taste. Damit beginnt der Hotfolder das Eingangsverzeichnis zu überwachen und eingehende Dateien zu verarbeiten.
3. Überwachen Sie die Prozesse des Hotfolders, indem Sie einen Doppelklick auf den Listeneintrag des Hotfolders ausführen. Es öffnet sich dadurch die Detailansicht zum gewählten Hotfolder.
4. Die Detailansicht ist in verschiedene Funktionsbereiche aufgeteilt. Diese sind:
   • Kopfbereich – darin wird neben dem Namen des Hotfolders der Satus für In Arbeit, Erledigt, Warnung und Fehler [22] sowie die Information der aktuellen Montage [28] – Startzeit, Verbleibende Zeit sowie der Schwellenwert, angezeigt. 
   • Einchecken [23] – in diesem Einstellungsbereich werden alle Dateien angezeigt, die aktuell in den Eingangsorder kopiert und die gerade in den Workflow eingecheckt werden. Nachdem der Vorgang des Eincheckens abgeschlossen ist wird die Datei in den nächsten Einstellungsbereich verschoben. Dateien, die zu groß für die vorhandene Montagefläche ist werden in die Fehlerliste [26] verschoben.
   • Warteschlange [24] – in diesem Einstellungsbereich werden all jene Dateien angezeigt, die zur Platzierung auf der Montage verwendet werden können. Ist eine Datei zu groß – es steht nicht mehr genügend freie Montagefläche zur Verfügung – so bleibt diese Datei in der Liste stehen bis die nächste Montage erstellt wurde.
   • Motive der aktuellen Montage [29] – in diesem Einstellungsbereich werden alle Motive angezeigt, die aktuell im Nesting verwendet werden. Durch Klick auf das Symbol In Warteschlange verschieben [31] wird das ausgewählte Motiv in den Einstellungsbereich Warteschlange [24] verschoben. Die Datei wird somit in der nächsten Montage verwendet. Durch Klick auf das Symbol Löschen [30] wird das ausgewählte Motiv in die Fehlerliste [26] verschoben.
   • Erledigt Liste [26] – in dieser Liste werden die einzelnen Motive angezeigt, die sich bereits in einem Produktionsauftrag und einer Montage befinden. Durch einen Doppelklick auf ein Motiv wird der dazugehörende Produktionsauftrag geöffnet.
   • Warnung Liste [26]- In der Liste der Warnungen werden alle Dateien angezeigt, die aus bestimmten Gründen nicht verarbeitet werden können. Ursachen für Warnungen können sein:
     • Das Motiv ist zu groß für die gewählte Größe der Montage.
   • Fehlerliste [26]– in der Fehlerliste werden all jene Dateien angezeigt, die aus bestimmten Gründen nicht verarbeitet werden können. Fehlerursachen können sein:
     • Datei ist zu groß für die gewählte Montagefläche
     • Datei kann nicht gelesen und verarbeitet werden
     • ein falsches Dateiformat wurde in den Eingangsordner kopiert
     • eine Datei wurde im Einstellungsbereich Motive der aktuellen Montage gelöscht

Abbildung 8: Die Detailansicht eines Hotfolders

5. Ein Produktionsauftrag wird schlussendlich erstellt. Das kann durch Zeitablauf, durch das Erreichen des vorgegebenen Ausnutzungsgrads oder durch Drücken von Montage erstellen [28] jederzeit erfolgen. Erfolgreich verarbeitete Dateien werden in der Liste Erledigt [26] angezeigt. Sie können die Liste der erledigten Motive manuell löschen. Automatisch wird die Liste durch Aktivierung der Routine Cleanup Finished Hotfolder Items gelöscht. Dies gilt für alle Dateien, die älter als 10 Tage sind.
6. Um alle Fehler zu überwachen wählen Sie den Reiter Fehler [26] aus. Dateien können darin heruntergeladen werden, um diese in der Druckvorstufe entsprechend korrigieren zu können.