Über die Kategorie Allgemein wird das Verhalten von Acrobat beim Programmstart und bei der Verwendung von Basiswerkzeugen, sowie der Umgang mit Warnungen eingestellt.

Abbildung 1: Die empfohlenen Einstellungen im Register Allgemein

Folgende Änderungen sollten gemacht werden:

• Aktivieren Sie die Option Zugriffstasten  zum  Zugreifen  auf Werkzeuge  verwenden [1]. Damit können Sie durch Drücken von Tastenkürzeln Werkzeuge auswählen.
• Deaktivieren Sie die Option Verknüpfungen  aus  URL-Adressen  erstellen. Dadurch würden Webverknüpfungen, die nicht in Acrobat erstellt wurden, automatisch im PDF-Dokument erstellt werden und als anklickbare Verknüpfungen angezeigt.
• Aktivieren Sie die Option Mit  Hand-Werkzeug  Text  &  Bilder  auswählen. Dadurch kann mit dem Hand-Werkzeug wie mit dem Auswahl-Werkzeug für Text und Bilder Text in einem PDF-Dokument ausgewählt werden. Dies ist hilfreich, weil man sofort erkennen kann, ob es sich um editierbaren Text oder bereits in Outline umgewandelten Text handelt.
• Deaktivieren Sie die Option Mit Hand-Werkzeug  Artikel lesen. Artikel sind für die Druckvorstufe nicht relevant.
• Aktivieren Sie (optional) die Option Mit  Hand-Werkzeug Mausrad-Zoom verwenden. Dadurch würden Sie mit dem Scrollrad ein- und auszoomen. Das Verwenden des Scrollrads zum Blättern im Dokument kann dann nur noch mit gedrückter [Alt]-Taste durchgeführt werden.
• Aktivieren der Option Mit  Auswahl-Werkzeug  zuerst  Bilder, dann  Text  auswählen [2]. Damit wird die Reihenfolge, in der mit dem Auswahl-Werkzeug Objekte ausgewählt werden, geändert. Die Wahl der Option ist Geschmackssache.
• Deaktivieren Sie die Option Startbildschirm anzeigen, wenn alle Dokumente geschlossen sind [3]. Über den Startbildschirm können Sie schnell auf die zuletzt verwendeten PDF-Dateien und auf häufig verwendete Funktionen zurückgreifen. Darüber hinaus werden im unteren Teil des Fensters aktuelle Tipps bzw. Informationen von Adobe angezeigt.
• Wenn Sie keine zusätzlichen Informationen von Adobe angezeigt bekommen wollen, müssen Sie die Option Mitteilungen beim  Starten  von  Acrobat  anzeigen [4] zusätzlich deaktivieren.

Führen Sie in der Kategorie Dokumente die Änderungen aus Abbildung 2 durch.

Abbildung 2: Die empfohlenen Einstellungen im Register Dokumente

• Durch die Aktivierung der Option Letzte  Anzeigeeinstellungen  beim  erneuten  Öffnen  von  Dokumenten  wiederherstellen [5] werden Dokumente automatisch mit der zuletzt in der vorherigen Sitzung angezeigten Größe geöffnet. Wir empfehlen, diese Einstellung nicht zu wählen.
• Deaktivieren Sie die Option Verknüpfungen  mit  anderen Dokumenten  im  selben  Fenster  öffnen. Dadurch würde das aktuelle Dokument geschlossen und das verknüpfte Dokument in demselben Fenster geöffnet.
• Aktivieren Sie die Option Einstellung  des  Ebenenstatus durch  Benutzerinformation  zulassen. Dadurch können Druckvorstufenmitarbeiter PDF-Dateien mit Ebenen hinsichtlich der Ebeneneigenschaften abändern und speichern. Ist die Option deaktiviert, werden beispielsweise Ebenen, die auf Nie sichtbar und auf Immer  druckbar gestellt sind, nie angezeigt,  jedoch immer ausgedruckt. Eine Änderung dieser für die Druckvorstufe falschen Einstellung wäre somit durch den Benutzer nicht mehr möglich.
• Deaktivieren Sie die Option Dokumente  können  Menüleiste, Werkzeugleisten  und  Fenstersteuerelemente ausblen den [6]. Dadurch können Anweisungen in PDF-Dokumenten, die die Menüleiste,  Werkzeugleiste und die Fenstersteuerelemente beim Öffnen ausblenden, übergangen werden. Zum Einblenden der Menüleiste merken Sie sich dazu sicherheitshalber die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[M].
• Stellen Sie den Wert für die temporäre Speicherung von PDF-Dateien in der Option Dokumentänderungen  automatisch  in  folgenden  Zeitabständen  in  temporärer  Datei speichern auf ein niedrigeres Zeitintervall, um den Verlust bei Abstürzen von Acrobat etwas zu minimieren.
• Ändern Sie in jedem Fall die Option Dokumente  im  PDF/A-  Anzeigemodus anzeigen [7] auf Nie. Ist der Wert Nur bei PDF/A- Dokumenten eingestellt, können Sie keine  Änderungen an geöffneten PDF/A-Dateien durchführen.  Dies ist deswegen problematisch, weil PDF-Dateien gleichzeitig sowohl PDF/X- als auch PDF/A-konform sein können. Ein entsprechender Hinweis erscheint unterhalb der Werkzeugleiste beim Öffnen eines PDF/A-Dokuments.

In dieser Kategorie verbergen sich jene Einstellungen, die für die Druckvorstufe besonders wichtig sind.

Abbildung 3: Die empfohlenen Einstellungen im Register Seitenanzeige

• Deaktivieren Sie die Option Lokale  Schriften  verwenden [8]. Damit wird der Zugriff auf die Systemschriften unterbunden. Wenn also in einer PDF-Datei Schriften fehlen, werden diese nicht korrekt dargestellt, sondern substituiert. Damit sind Fehler in PDF-Dateien in Hinblick auf fehlende Schriften schneller visuell zu erkennen.
• Deaktivieren Sie die Option Dünne Linien deutlicher darstellen [9]. Acrobat würde sonst Haarlinien in einer PDF-Datei wesentlich dicker darstellen, womit eine deutlich sichtbare Differenz zwischen der Anzeige am Monitor und in der Druckausgabe anzutreffen ist.
• Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Objekt-,  Endformat-  und  Anschnitt-Rahmen  einblenden [10]. Dadurch werden die PDF-Boxen in Form von roten, grünen und blauen Hilfslinien dargestellt. Auf diese Weise können schneller Objekte erkannt werden, die über das Endformat hinausragen.
• Aktivieren Sie die Option Immer  Seitenformat  des  Dokuments  anzeigen [11]. Diese Option werden Acrobat-Anwender schätzen, denn die Seitengröße wird ansonsten immer erst dann angezeigt, wenn der Cursor sich in der linken unteren Ecke des Dokuments befindet. Beachten Sie, dass die Seitengröße dabei immer die Größe des Objektrahmens (CropBox) ist und nicht die Größe des Endformates (TrimBox).
• Wählen Sie in der Option Vorschau  für  Überdrucken [12] anstelle von Nur  für  PDF/X-Dateien den Eintrag Immer aus. Damit werden überdruckende Elemente in der PDF-Datei immer so angezeigt, wie diese in der Ausgabe ausgegeben würden. Wenn Sie die Grundeinstellung Nur für PDF/X-Dateien aktiviert lassen, kommen Sie nur bei PDF/X-Dateien in den Genuss.
• Aktivieren Sie in der Option Standardfarbraum  für  Transparenzüberblendung immer den Eintrag CMYK-Arbeitsfarbraum [13]. Diese Option steht erst seit Acrobat XI Pro zur Verfügung und steht standardmäßig leider (für die Druckvorstufe) auf RGB-Arbeitsfarbraum. Beachten Sie, dass Sie dadurch bei einer Transparenzreduzierung in Acrobat-Pro standardmäßig RGB-Objekte erzeugen würden.

Habe Sie diese Einstellungen richtig gewählt, bescheinigt der Bildschirmeinstellungs-Alarm aus Preflight Ihnen ein positives Zeugnis.

Abbildung 4: Der Dialog Bildschirmeinstellungs-Alarm stellt sich so dar, wenn alle Optionen korrekt gesetzt wurden

Abbildung 5: Ausschnitt des Preflight-Fensters mit geöffneten Optionen