Damit der Anwender schneller variable Elemente im VDP-Editor erkennen kann, steht die Funktion den statische Inhalt zu dimmen  zur Verfügung. Wie stark der statischen Inhalt dabei abgedimmt wird kann durch Eingabe des Prozentwerts in den Einstellungen bestimmt werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den VDP-Editor Einstellungen-Dialog.
2. Definieren Sie im Eingabefeld Statischen Inhalt dimmen um [1] den gewünschten Prozentwert.
3. Speichern Sie die Einstellungen.
4. Zum Dimmen des statischen Inhalts aktivieren Sie in der Menüleiste des VDP-Editors die Option Statischen Inhalt dimmen – das Symbol »D«.

Abhängig vom Dateiformat sowie der Dateigröße der Bilder, die für variable Bildelemente verwendet werden, kann es beim Anzeigen der Vorschau sehr schnell zum Überlauf des verfügbaren Speicherplatzes im Browser kommen. Um dies zu vermeiden stehen im VDP-Editor Einstellungen-Dialog zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung.

• Maximale Dateigröße in MB zur Berechnung der Vorschau [2]: bestimmen Sie damit bis zu welcher Dateigröße Vorschaubilder für die variablen Bilder errechnet werden. Besitzt ein Bild mehr als die eingestellte Dateigröße, so wird die Dummy-Vorschau (Platzhalterbild) im Browser angezeigt. In der Ausgabe werden natürlich die hochauflösenden Daten verwendet.
• Nur Dummy-Vorschau anzeigen [3]: Legen Sie damit fest, dass für variable Bilder sowie für Barcodes/QR-Codes lediglich Platzhalterbilder in der Vorschau verwendet werden. Durch die Aktivierung können Operatoren schneller beim Einrichten der variablen Elemente agieren. In der Ausgabe werden natürlich die hochauflösenden Bilder sowie Barcodes/QR-Codes verwendet.

CSV-Dateien können an zwei Stellen im Workflow hochgeladen und dem Motiv angehängt werden. Erst wenn die CSV-Datei zugewiesen wurde, kann beim Erstellen auf den Inhalt in der CSV-Datei verwiesen werden.

Haben Sie eine CSV-Datei dem Motiv zugewiesen, so können Sie auf die Daten in den Spalten beim Konfigurieren der VDP-Elemente zugreifen. Sollten Sie jedoch die falsche CSV-Datei hochgeladen haben oder einen CSV-Datei aktualisieren wollen so können Sie dies tun, wie nachfolgend beschrieben.

Bevor Sie an die Erstellung von variablen Elementen, die mit einer CSV-Datei verknüpft werden sollen, herangehen, sollten Sie sich zuvor ein Bild über den Inhalt der CSV-Datei machen.

Auch das Inspizieren der CSV-Datei kann im Reiter Variable Daten im Workflow bzw. im Reiter Transformieren & Allgemeine Einstellungen im VDP-Editor durchgeführt werden.

Die Anforderungen an die CSV-Datei sind sehr einfach gehalten. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung der CSV-Datei folgende Hinweise:

• Die Speicherung einer CSV-Datei sollte aus der erzeugenden Applikation heraus, als klassische CSV-Datei, erfolgen.
• Alle Glyphen bis auf Steuerzeichen sind in der CSV-Datei zulässig.
• Kopfzeile in CSV-Datei: Eine Kopfzeile mit einer Beschreibung zu den Werten sollte zur besseren Übersicht eingefügt werden. Verpflichtend ist dies jedoch nicht.
• Dateinamen der Bilder müssen in der CSV-Datei immer mit Dateierweiterung .jpg, .pdf, .png etc. geführt werden. Der Pfad zum Verzeichnis, worin die Bilder gespeichert sind, wird als globale Pfadangabe im Reiter Transformieren & Allgemeine Einstellungen in der Option Bildverzeichnis gewählt.
• Kommastellen in Farbdefinitionen sind mit Punkt – also 0.33 für 33% – vorzunehmen.
• Farbdefinitionen können in folgenden Formaten vorgenommen werden:
  • 0,1,0.5,0.4 – CMYK-Definition: C= 0% | M= 100% | Y= 50% | K= 40%
  • 70%,8%,12%,0% –  CMYK-Definition: C= 70% | M= 8% | Y= 12% | K= 0%
  • 255,0,128 – RGB-Definition: R = 255 | G = 0 | B = 128
  • 0.7,0,-0.5 – Lab-Definition: L = 70 | a = 0 | b = –64
  • PANTONE 327 C,1,0.03,0.56,0.15 – Schmuckfarbdefinition  mit CMYK-Werten: Pantone 327 C mit den Farbwerten C = 100% | M = 3% | Y = 56% | K = 15%

Um einen VDP-Auftrag anzulegen, muss der Anwender zuerst das Motiv auswählen und dann in den Reiter Variable Daten springen. Erst durch den Start des VDP-Editors und dem Hinzufügen von mindestens einem variablen Element oder dem Hochladen einer CSV-Datei, wird das Motiv als Motiv mit variablem Inhalt – dies erfolgt in der Benutzeroberfläche durch das Anbringen des entsprechenden Symbols für Variable Daten – gekennzeichnet.

Stellt sich der Reiter Variable Daten dar, wie in nachstehender Abbildung gezeigt, ist das ausgewählte Motiv noch kein Motiv mit variablen Inhalten.

Abbildung 13: Der Reiter Variable Daten zu Beginn des Erstellungsprozess eines VDP-Auftrags

Wurde zumindest ein variables Element korrekt erstellt, optional eine CSV-Datei noch hinzugefügt und der Inhalt des VDP-Editors gespeichert, so stellt sich der Reiter Variable Daten  so wie in nachstehender Abbildung gezeigt dar.

Abbildung 14: Der Reiter Variable Daten am Ende des Erstellungsprozess eines VDP-Auftrags

Nach dem Erstellen des Speichern des VDP-Auftrags, stehen folgen Möglichkeiten für den Anwender zur Verfügung:

• VDP-Editor [27] – öffnen des VDP-Editors für das gewählte Motiv, um das Layout bzw. den Aufbau des VDP-Auftrags zu ändern.
• VDP-Einstellungen löschen [28] – entfernt die Beschreibung zum Layout und Aufbau der variablen Elemente für das gewählte Motiv. Nach dem Entfernen der Spezifikation ist das Motiv kein variabler Auftrag mehr!
• CSV-Datei ersetzen [30] – ersetzt die bestehende CSV-Datei durch Hochladen einer neuen CSV-Datei.
• CSV-Datei löschen [31] – löscht unwiderruflich die CSV-Datei zu diesem VDP-Auftrag. Beachten Sie, dass dadurch eventuell VDP-Elemente invalide werden und es danach zu Fehlern in der Ausgabe kommen kann.
• Fehler und Warnungen [32] – anzeige von Fehler, die im Layout sowie im Aufbau des VDP-Auftrags gefunden wurden. Fehler wie, dass ich VDP-Elemente überlappen bzw. dass VDP-Elemente über die ImageBox hinausragen sowie wenn Bilder nicht geladen werden können, wenn das Bild nicht geladen werden kann usw. werden hier angezeigt.
• Herunterladen [33] – lädt die aktuelle CSV-Datei herunter.
• Vorschau mit Funktionsleiste [24] – die Vorschaudatei wird inklusive variabler Elemente angezeigt. Der Anwender kann sich in der Live-Vorschau, wie im VDP-Editor bewegen und in das Motiv ein- und auszoomen und über die Eingabe einer Seitenzahl in der Paginierung [29] sich einen bestimmten Datensatz anzeigen lassen.
• Dateiname [25] – Anzeige des Dateinamens der aktuell geladenen CSV-Datei.
• Inhalt der CSV-Datei [26] – Anzeige des Inhaltes der CSV-Datei.

Um das Layout eines VDP-Auftrags zu exportieren gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie einen Artikel bzw. ein Motiv inkl. Variable Daten und CSV-Datei.
2. Wechseln Sie in den Reiter Variable Daten.
3. Dort klicken Sie die Schaltfläche VDP-Einstellungen exportieren [35] (Abbildung 15).
4. Geben Sie im Dialog VDP-Einstellungen exportieren noch den zu verwendenden Namen ein und schließen Sie den Vorgang durch Drücken von Speichern ab.
5. Die exportierte Datei wird unter dem angegebenen Namen mit der Endung .wvdp im gewählten Zielverzeichnis gespeichert.

Abbildung 16: Der Dialog VDP-Einstellungen exportieren

Um das Layout eines VDP-Auftrags auf ein anderes Motiv zu übertragen  gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den gewünschten Artikel bzw. das Motiv welches noch keine VDP-Einstellungen besitzt.
2. Wechseln Sie in den Reiter Variable Daten.
3. Dort klicken Sie die Schaltfläche VDP-Einstellungen importieren [34] (Abbildung 15).
4. Laden Sie die gewünschten VDP-Einstellungen in die Dropzone [36] hoch.
5. Workflow analysiert danach, ob die VDP-Einstellungen überhaupt zum gewählten Motiv passen können. Sollten sich Diskrepanzen ergeben, so werden die entsprechenden Warnungen [37] im Dialog angezeigt. Eine automatische Layoutanpassung ist nicht vorgesehen, weshalb Sie sich in diesem Fall das Ergebnis dennoch genau ansehen müssten.
6. Durch Drücken von Importieren werden die VDP-Einstellungen auf das Motiv inklusive der dazugehörigen CSV-Datei übertragen. Wenn Sie die CSV-Datei nicht mit übernehmen wollen, so müssen Sie die Option CSV-Datei nicht importieren [38] vor dem Drücken von Importieren aktivieren

Abbildung 16: Der Dialog VDP-Einstellungen importieren