Administration > Freigaben
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In diesem Abschnitt erfahren Sie,
- weshalb Freigaben eingerichtet werden,
- welche typischen Freigaben im Workflow verfügbar sind,
- welche Voraussetzungen für die Einrichtung einer Freigabe gegeben sein müssen und
- wie Sie einen Host und die dazugehörenden Freigaben schlussendlich einrichten können.
Darüber hinaus stehen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung unterstützter Systeme zur Verfügung!
Sicherstellen eines reibungslosen Produktionsablauf
Vom Workflow müssen Dateien zu unterschiedlichen Zeitpunkten an verschiedene Zielsysteme (Drucker, Schneidegeräte o.Ä.) übergeben bzw. Dateien von einem Datenspeicher aufgegriffen werden. Um dies sicherstellen zu können, muss der Workflow auf diese Freigaben zugreifen können und auch deren Verfügbarkeit permanent überprüfen.
Sollte ein System nicht verfügbar sein, so
- wird dem Anwender eine Warnung angezeigt bzw.
- werden Funktionen im Workflow, die diese Freigabe benötigen, nicht mehr angeboten.
Ein Vorteil der zentralen Verwaltung aller Zugriffe liegt darin, dass Passwörter nicht von einzelnen Anwendern gemerkt bzw. gespeichert werden müssen.
Freigaben am Zielsystem können nicht vom Workflow aus eingerichtet werden
Die Freigaben (Verzeichnisse) müssen am Zielsystem mit entsprechender Berechtigung erstellt und als Freigabe eingerichtet werden. Die Funktion vom Workflow aus am Zielsystem Verzeichnisse zu erstellen und als Freigaben einzurichten steht nicht zur Verfügung.
1. Voraussetzungen
Die Konfiguration eines Workflows ist eine komplexe Aufgabe, welche sorgfältig durchgeführt werden sollte. Von zentraler Bedeutung ist dabei die Verwaltung von Freigaben. Ohne den Zugriff auf externe Systeme kann kein Datenverkehr und somit keine Produktion stattfinden. Im Workflow gibt es einen separaten Bereich – Administration > Freigaben –, worin alle Freigaben auf einen Blick überwacht werden, um eine ständige Verfügbarkeit aller Systeme sicherzustellen.
Bevor Freigaben im Workflow angelegt werden können, müssen einige Voraussetzungen bzw. Informationen gegeben sein:
- die IP-Adresse des Zielsystems
- Benutzernamen und Passwort zum Aufbau einer SMB-Verbindung dorthin
- ein bestehendes Verzeichnis am Zielsystem
- aktiviertes SMB auf dem Zielsystem (siehe SMB Konfiguration)!
Wenn Sie alle diese Informationen besitzen und SMB sowie die Freigabe am Zielsystem aktiviert wurde, können Sie mit der Einrichtung einer Freigabe am Workflow beginnen.
2. Freigabe einrichten
Um eine neue Freigabe im Workflow einzurichten müssen Sie drei Schritte durchlaufen:
- Wählen Sie den Bereich Freigaben über Administration > Freigaben im Workflow aus.
- Legen Sie den Host (Zielsystem) an.
- Wählen Sie die gewünschte Freigabe aus.
Abbildung 1: Anzeige des vollständig eingerichteten Pfades zu einer am Zielsystem verfügbaren Freigabe
2.1. Bereich Freigaben auswählen
Um beispielsweise den HotFolder1 – eine Freigabe, die auf einem P5 250 HS-Drucksystem zur Verarbeitung der Druckdaten erstellt wurde – im Workflow als Freigabe einzurichten muss der Anwender zuerst den Bereich Freigaben über Administration > Freigaben auswählen. Darin werden dem Anwender drei Einstellungsbereiche angezeigt:
- Hosts [1] – Anzeige der Liste aller bereits eingerichteter Zielsysteme. Nach der Installation steht zumindest Localhost im Einstellungsbereich Hosts zur Verfügung.
- Freigaben [2] – Anzeige aller Freigaben für den ausgewählten Host. Da kein Host ausgewählt ist, werden auch keine Freigaben angezeigt.
- Pfaddetails [3] – Anzeige der Pfaddetails für die ausgewählte Freigabe.
Abbildung 2: Bereich Freigaben, nach dem Aufruf von Administration > Freigaben mit den drei Einstellungsbereichen
2.2. Host einrichten
Um den Host für den gewünschte Drucker einzugeben gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie in der Fußleiste des Einstellungsbereichs Hosts auf + Neu
- Es öffnet sich der Host bearbeiten-Dialog aus Abbildung 3, worin alle notwendigen Daten eintragen werden müssen.
Abbildung 3: Der Host bearbeiten-Dialog mit bereits eigegebenen Informationen
Folgende Informationen sind darin einzugeben:
- Name: Wählen Sie einen sprechenden Namen für den Host (z.B.: Druckertyp, Druckerbezeichnung oder einfach die IP-Adresse).
- Host: Tragen Sie in dieses Feld die IP-Adresse des Zielsystems ein (z.B.: IP-Adresse der Drucker-Workstation).
- Domäne: Sollte dieses externe System bzw. der zu verwendende Benutzer in einer Domäne hängen, so muss diese auch angegeben werden. Dies ist ein optionales Eingabefeld und ist nicht zwingend erforderlich.
- Benutzer: Tragen Sie hier den Ihnen bekannten SMB-Benutzernamen ein.
- Passwort: Geben Sie das zum Benutzer passende Kennwort ein. Das Passwort kann optional auch temporär, durch Klick auf das Symbol [6] eingeblendet werden.
Ein Passwort für das Zielsystem ist erforderlich
Um einen Host im Workflow einrichten zu können muss ein Passwort für das Zielsystem vergeben sein. Die Eingabe eines Passwortes ist unumgänglich. Das Einrichten von Hosts ohne Passwort ist nicht möglich.
- Durch Betätigung der Sichern [7] Schaltfläche wird die Konfiguration gespeichert. Der eingerichtete Host steht nun in der Liste des Einstellungsbereichs Hosts zur Auswahl zur Verfügung.
- Wurden alle Daten korrekt eingegeben und gespeichert, erscheint auf der rechten Seite des Eintrages ein grünes Symbol [4] (siehe Abbildung 2), welches Ihnen anzeigt, dass dieser Host vom Workflow aus erreichbar ist. Wenn Sie Ihren Cursor über das grüne Symbol stellen, wird Ihnen in einem Tooltip angezeigt, wann dieser Host das letzte Mal vom System auf Erreichbarkeit überprüft wurde. Zusätzlich werden unterhalb des Hosts das verwendete Benutzerkonto und die IP-Adresse angezeigt.
Wurden die Daten nicht korrekt eingegeben, so erscheint auf der rechten Seite des Eintrages ein rotes Symbol [8].
Eine Fehlerbehebung muss daraufhin durchgeführt werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie im Artikel Fehlerbehebung.
Damit haben Sie den gewünschten Drucker als Host eingetragen.
Abbildung 4: Der Einstellungsbereich Hosts mit einem nicht korrekt konfiguriertem Eintrag bzw. einem nicht erreichbarem Host
2.3. Freigabe auswählen
Sobald das gewünschte Zielsystem im Einstellungsbereich Hosts angelegt wurde und alle eingegebenen Daten (Host, Benutzername, Passwort) auf Richtigkeit überprüft wurden, können Freigaben am Zielsystem ausgewählt werden. Freigaben sind in der Regel Verzeichnisse im Dateisystem des Zielsystems.
Um eine Freigabe im Zielsystem auszuwählen gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen den zuvor erzeugten Host im Einstellungsbereich Hosts aus.
- Klicken Sie in der Fußleiste des Einstellungsbereichs Freigaben auf + Neu.
- Es öffnet sich der Dialog zum Navigieren im Verzeichnisbaum des Zielsystems
- Um ein Verzeichnis zu öffnen klicken Sie auf den Pfeil [9], welcher sich dadurch nach unten dreht und alle Unterverzeichnisse preis gibt.
- Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis – in unserem Beispiel ist es HotFolder1 [10] – aus und klicken Sie auf OK [11]. Wenn keines der gelisteten Zielverzeichnisse Ihren Anforderungen entspricht so muss zuerst lokal auf dem Zielsystem der gewünschte Ordner erstellt werden.
Abbildung 5: Der Dialog zum Navigieren im Verzeichnisbaum des Zielsystems
- Wurde die Freigabe erfolgreich abgespeichert, wird Ihnen ein grünes Symbol [12] auf der rechten Seite der Freigabe angezeigt. Wenn Sie den Cursor über das grüne Symbol halten, wird in einem Tooltip angezeigt, wann diese Freigabe das letzte Mal vom System auf Erreichbarkeit überprüft wurde. Sollte sich dieses Symbol rot färben, so muss diese Freigabe erneut überprüft werden. Mehr zu diesem Thema finden sie im Artikel Fehlerbehandlung.
Unterhalb der Freigabe [13] wird angezeigt, wieviel Festplattenspeicher aktuell am Zielsystem noch zur Verfügung steht.
- Wählen Sie die zuvor angelegte Freigabe aus. Details zur Freigaben sehen sie rechts im Bereich Pfaddetails [14].
Sie haben somit eine Freigabe erfolgreich eingerichtet. Der Workflow hat ab sofort Zugriff auf dieses Verzeichnis.
Abbildung 6: Die Einstellungsbereiche Freigaben und Pfaddetails, wenn eine Freigabe ausgewählt ist
3. Datendurchsatz des Netzwerkes überprüfen
Wie schnell Daten zwischen dem Workflow-Server und dem Zielverzeichnis übertragen werden können, ist in erster Linie von der verfügbaren Bandbreite im Netzwerk abhängig. Um den Datendurchsatz in einem Netzwerk zu messen, stehen am freien Markt viele kostenlose Programme zur Verfügung. Damit Sie den Datendurchsatz zwischen dem Workflow-Server und dem Zielverzeichnis überprüfen können, müssen Sie auf kein anderes Werkzeug zurückgreifen, denn diese Möglichkeit steht auch im Workflow zur Verfügung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wählen Sie ein Zielsystem im Einstellungsbereich Hosts aus.
- Wählen Sie in ein Zielverzeichnis im Einstellungsbereich Freigaben aus.
- Besteht eine aufrechte Verbindung, wird dies durch das grüne Symbol [15] angezeigt.
- Vor dem grünen Symbol befindet sich das Datendurchsatzprüfen-Symbol [16]
- Durch Klick auf dieses Symbol wird der Datendurchsatz zum Zielsystem gemessen und, wie in Abbildung 7 dargestellt, auch angezeigt [17].
Abbildung 7: Der Einstellungsbereich Freigaben nach der Aktivierung der Datendurchsatzprüfung
4. Host und Freigaben bearbeiten und löschen
4.1. Hosts und Freigaben bearbeiten
Alle Hosts und Freigaben, welche bereits im Workflow angelegt wurden, können jederzeit bearbeitet werden. Gehen Sie dazu wie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Einstellungsbereich Hosts bzw. Freigaben den gewünschten Eintrag aus.
- Klicken Sie danach auf Bearbeiten [19] (Abbildung 7) in der Fußleiste des entsprechenden Einstellungsbereiches.
- Es öffnet sich der entsprechende Dialog (siehe Abbildung 3 bzw. Abbildung 5), worin Änderungen vorgenommen werden können.
- Durch Klick auf Sichern bzw. OK werden die vorgenommenen Änderungen übernommen.
4.2. Hosts und Freigaben löschen
Hosts und Freigaben können nicht nur bearbeitet, sondern natürlich auch gelöscht werden. Diese Möglichkeit wird in der Fußzeile der jeweiligen Bereiche angeboten. Durch Betätigung der Schaltflache Löschen, wird ein Dialog geöffnet, welcher eine Bestätigung der Aktion fordert. Zusätzlich kann in in diesem Dialog angezeigt werden, welche verschachtelten Referenzen beim Löschen des Eintrages gelöscht werden.
Zum Löschen eines Hosts Gehen Sie wie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie im Einstellungsbereich Hosts bzw. Freigaben den gewünschten Eintrag aus.
- Klicken Sie danach auf Löschen [18] (Abbildung 7) in der Fußleiste des entsprechenden Einstellungsbereiches.
- Es öffnet sich ein Dialog (siehe Abbildung 8) zur Bestätigung Ihrer Wahl. Wollen Sie wissen, welche Einträge dieser Löschvorgang betrifft, so können Sie dies durch Klick auf Verschachtelte Referenzen anzeigen [20] einsehen.
- Durch Klick auf OK [21] wird der Host bzw. die Freigabe im Workflow gelöscht und der Dialog geschlossen.
Es werden keine Freigaben auf der Druckerworkstation gelöscht
Beachten Sie, dass beim Löschen einer Freigabe nicht das Verzeichnis am Zielsystems gelöscht wird sondern nur die Verbindung vom Workflow zum Zielsystem aufgehoben!
Abbildung 8: Der Host Löschen-Dialog. Anwender müssen die Aufforderung zum Löschen noch einmal bestätigen.
Was passiert mit bereits im Workflow verwendeten Hosts/Freigaben nach dem Löschen?
Durch das Löschen können mehrere Freigaben beeinflusst werden. Kontrollieren Sie die verschachtelten Referenzen und stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass keine unbedingt benötigte Referenz davon betroffen ist. Ansonsten müssen Sie die Freigaben im Anschluss neu anlegen.